Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận một hợp đồng hay giao dịch là xác thực và hợp pháp, tức là họ kiểm cả người ký lẫn nội dung. Chứng thực hợp đồng thì chủ yếu xác nhận thời gian, địa điểm, năng lực và chữ ký của người ký, còn nội dung là chuyện các bên tự chịu. Vì vậy cùng là một con dấu đỏ, nhưng sức bảo vệ của hai thủ tục khác nhau.
Chào bạn, đây là Nhà Luật Học. Nhiều người đi làm giấy tờ thấy chữ công chứng và chứng thực dùng lẫn lộn, chỗ này bảo ra văn phòng công chứng, chỗ kia bảo lên xã. Tập này mình gỡ hai khái niệm ra cho rõ.
Công chứng viên làm gì cho bạn?
Công chứng viên là người hành nghề được Nhà nước bổ nhiệm, làm việc ở phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng. Khi bạn mang tới một hợp đồng, họ không chỉ đóng dấu.
Họ kiểm giấy tờ tùy thân, kiểm giấy tờ về tài sản, xem người ký có minh mẫn và tự nguyện không, xem nội dung có trái luật không. Nếu thấy vấn đề, họ có quyền từ chối công chứng.
Họ cũng đọc hoặc để bạn đọc lại hợp đồng, giải thích quyền và nghĩa vụ trước khi ký. Đây là lúc bạn nên hỏi mọi điều chưa hiểu, vì sau khi ký thì muộn rồi.
Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ rất mạnh. Những tình tiết đã được công chứng thì về nguyên tắc không phải chứng minh lại, trừ khi bị toà án tuyên vô hiệu.
Chứng thực gồm những việc gì?
Chứng thực là một nhóm việc khác, thường làm ở uỷ ban cấp xã hoặc một số cơ quan được giao, và cả ở văn phòng công chứng với vài loại việc. Có ba việc hay gặp nhất.
Thứ nhất là chứng thực bản sao từ bản chính, tức là xác nhận bản photo đúng với bản gốc. Thứ hai là chứng thực chữ ký, xác nhận chữ ký trên giấy tờ đúng là của người đó.
Thứ ba là chứng thực hợp đồng, giao dịch. Ở việc này, người chứng thực xác nhận các bên đã ký trước mặt họ, vào thời điểm đó, với năng lực đầy đủ. Họ không đứng ra bảo đảm nội dung hợp đồng là đúng luật.
Nói nôm na, chứng thực trả lời câu ai đã ký và ký lúc nào, còn công chứng trả lời thêm câu thứ được ký có hợp pháp không.
Việc nào bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực?
Nhóm điển hình là hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất và nhà ở giữa các cá nhân. Với nhóm này, luật cho chọn công chứng hoặc chứng thực, và nhiều người chọn công chứng vì được kiểm kỹ hơn.
Văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản từ chối nhận di sản liên quan tới nhà đất cũng thường phải qua công chứng hoặc chứng thực để làm được thủ tục sang tên.
Ngược lại, di chúc không bắt buộc công chứng. Một di chúc viết tay đúng điều kiện vẫn có hiệu lực, dù công chứng sẽ giúp nó khó bị tranh cãi hơn.
Danh sách những việc bắt buộc nằm rải rác trong nhiều luật và thay đổi theo thời gian. Cách chắc nhất là gọi trước cho văn phòng công chứng hoặc hỏi bộ phận một cửa ở xã, nói rõ mình định làm giấy gì.
Chọn công chứng hay chứng thực khi luật cho chọn?
Khi luật cho cả hai đường, chứng thực ở xã thường gần nhà và quen thuộc. Nhưng vì người chứng thực không bảo đảm nội dung, mọi sai sót trong hợp đồng vẫn là của bạn.
Công chứng có phí theo giá trị tài sản và quy định của Nhà nước, đổi lại bạn có thêm một người được đào tạo luật soi giấy tờ, phát hiện chuyện sổ đang thế chấp hay người ký không đủ thẩm quyền.
Với giao dịch giá trị lớn, nhiều người, hoặc giấy tờ phức tạp, mình nghĩ nên chọn công chứng. Với giao dịch đơn giản giữa người quen, chứng thực có thể đủ, nhưng hãy tự đọc thật kỹ nội dung.
Dù chọn đường nào, cũng đừng ký sẵn ở nhà rồi mang tới đóng dấu. Hầu hết thủ tục đòi người ký phải ký trước mặt người công chứng hoặc chứng thực.
Đi công chứng cần chuẩn bị những gì?
Mang bản chính căn cước của tất cả người ký, giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân nếu tài sản liên quan vợ chồng, và bản chính giấy chứng nhận tài sản.
Nếu đã có dự thảo hợp đồng, mang theo để công chứng viên xem. Nếu chưa, nhiều văn phòng soạn giúp theo mẫu, nhưng bạn vẫn phải đọc lại các con số và tên người.
Nếu có người không đi được, họ cần uỷ quyền hợp lệ trước. Người già yếu không tới được, nhiều văn phòng có thể tới tận nhà công chứng, hãy hỏi trước.
Và đừng ngại hỏi lại nếu có chữ nào khó hiểu. Bạn đang trả phí cho chính sự rõ ràng đó. Có điều gì trong tủ giấy tờ nhà bạn đang cần được xem lại với con mắt này không?
Câu hỏi thường gặp
Bản sao chứng thực có thời hạn sử dụng không?
Luật về chứng thực không đặt một thời hạn chung cho bản sao chứng thực. Tuy vậy nhiều cơ quan khi nhận hồ sơ có yêu cầu riêng về thời gian, nên hãy hỏi nơi nhận hồ sơ trước khi đi sao.
Có thể công chứng ở tỉnh khác nơi có đất không?
Với hợp đồng liên quan bất động sản, quy định thường yêu cầu công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng ở tỉnh nơi có bất động sản. Hãy hỏi văn phòng công chứng để tránh làm sai nơi.
Hợp đồng công chứng rồi có bị huỷ được không?
Có thể, nếu toà án tuyên vô hiệu vì những lý do như bị lừa dối, bị ép buộc, hoặc nội dung trái luật. Công chứng làm hợp đồng vững hơn nhưng không biến một giao dịch sai thành đúng.
Chứng thực chữ ký có chứng minh nội dung giấy tờ là thật không?
Không. Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký là của người đó. Người chứng thực không xác nhận những gì ghi trong giấy là đúng sự thật.
Người không biết chữ có công chứng được không?
Được, nhưng thủ tục có thêm bước như điểm chỉ và có người làm chứng hoặc người phiên dịch tuỳ trường hợp. Hãy báo trước với văn phòng công chứng để họ hướng dẫn.
